Việc Tổ chức Gala Dinner đã và đang phổ biến. Trở thành hoạt động không thể thiếu tại nhiều tổ chức và doanh nghiệp hiện nay. Sự kiện này nhằm gặp mặt, tri ân thành tích của các cá nhân, đơn vị xuất sắc trong suốt thời gian làm việc vất vả. Chính vì vậy mà một buổi dạ tiệc Gala Dinner thành công chính là cách quảng cáo thương hiệu vô cùng hiệu quả và là lý tưởng để doanh nghiệp duy trì và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đối tác. WonderTour sẽ chia sẻ với bạn các bước để tổ chức một buổi Gala thành công nhé!
1. Lựa chọn địa điểm tổ chức
Để lựa chọn được địa điểm phù hợp bạn nên cân nhắc đến các yếu tố như mục đích tổ chức, hình thức tổ chức và quy mô chương trình. Doanh nghiệp có thể lựa chọn tổ chức Gala Dinner trong nhà hay ngoài trời tùy thuộc vào ngân sách, thời gian và điều kiện thời tiết.
Đối với các bữa tiệc tổ chức trong nhà, một số địa điểm thường được lựa chọn như trung tâm tổ chức hội nghị, khách sạn, nhà hàng,…
Còn đối với các sự kiện ngoài trời, doanh nghiệp có thể lựa chọn các bãi biển, khu du lịch văn hóa, khu du lịch tích hợp, hoặc không gian khách sạn ngoài trời.
2. Lựa chọn thời gian tổ chức
Thời gian tổ chức cũng đóng một vai trò quan trọng quyết định trong việc làm nên thành công của một Gala Dinner. Một chương trình Gala Dinner thường kéo dài từ 2 đến 4 tiếng vì thế nếu chương trình kết thúc quá muộn có thể ảnh hưởng đến thời gian nghỉ ngơi và sự an toàn của khách mời, thậm chí khiến họ cảm thấy nhàm chán.
Ngoài ra, bạn nên cân nhắc lựa chọn ngày tổ chức phù hợp với phần lớn khách mời, đảm bảo chương trình có thể diễn ra theo đúng kế hoạch. Ví dụ, vào thời điểm cuối năm là thời gian cao điểm nhiều doanh nghiệp tổ chức Tiệc tất niên, nên nếu không lựa chọn thời gian nhanh chóng thì có thể bạn sẽ bỏ lỡ thời điểm “vàng”. Hơn nữa nhiều khách sạn, trung tâm tổ chức tiệc cũng nhanh chóng hết chỗ, bạn sẽ khó tìm được địa điểm ưng ý nếu không xác định được thời gian tổ chức sớm.
3. Lên danh sách khách mời
Một sự kiện không thể chạy nếu không có khách mời. Đồng thời, họ cũng đóng vai trò quyết định trong việc lựa chọn địa điểm, thời gian, thiệp mời, bàn tiệc và quà tặng,… Do đó, một danh sách khách mời được tổng hợp rõ ràng và khoa học sẽ giúp bạn kiểm soát được số lượng khách mời một cách cẩn thận và chính xác.
Công việc quan trọng tiếp theo sau khi xác định được danh sách khách mời chính là lên ý tưởng thiệp mời. Sau khi quyết định được thời gian, địa điểm tổ chức, bạn nên hoàn thành khâu chuẩn bị thiệp mời và gửi tới khách kịp thời để có thể sắp xếp thời gian và công việc để tham dự chương trình đầy đủ, đúng giờ.
4. Xây dựng ý tưởng và chủ đề
Điều khiến sự kiện của bạn nổi bật và gây ấn tượng với khách mời chính là ý tưởng và chủ đề chương trình. Ngày nay, khi Gala Dinner đang trở nên phổ biến hơn, thì những ý tưởng tổ chức cũng trở nên đa dạng hơn, chủ đề càng độc đáo, mới lạ và hấp dẫn thì càng thu hút được nhiều người tham dự.
Tuy vậy, bạn vẫn nên cân nhắc đến mục đích tổ chức và đối tượng khách mời để lựa chọn được chủ đề phù hợp.
5. Xây dựng nội dung chương trình sáng tạo
Nếu đã có được ý tưởng và chủ đề tổ chức chương trình phù hợp, tiếp theo bạn nên lựa chọn các tiết mục được biểu diễn trong chương trình. Các tiết mục giải trí càng sáng tạo, mới lạ và tạo được sự tương tác giữa khách mời và chương trình thì càng mang lại ấn tượng tốt cho khách mời.
Nhưng bên cạnh đó, bạn cũng nên cân nhắc đến những yếu tố như đối tượng khách mời, thời gian, địa điểm tổ chức để lựa chọn được tiết mục phù hợp, tránh trường hợp hiệu quả không thấy mà còn bị phản tác dụng.
6. Lên kịch bản chương trình tổng quan
Một phần đóng vai trò quan trọng không kém, đặc biệt là trong quá trình chạy sự kiện, chính là kịch bản chương trình. Một kịch bản chi tiết và cụ thể sẽ giúp kiểm soát được timeline và giữ cho chương trình diễn ra đúng tiến độ, tránh kéo dài gây ảnh hưởng đến khách mời và ban tổ chức.
Ngoài ra, kịch bản chương trình cũng bao gồm kịch bản MC. Vì Gala Dinner là một chương trình có nhiều tiết mục giao lưu, giải trí, kịch bản MC có thể khuấy động không khí và tạo tương tác giữa khách mời và chương trình sẽ khiến sự kiện tạo được ấn tượng.
7.Lựa chọn thực đơn cho buổi tiệc
Bản chất là một buổi tiệc tối, menu tiệc của Gala Dinner cũng được các doanh nghiệp quan tâm. Ban tổ chức có thể lựa chọn giữa hai hình thức:
Tiệc truyền thống: Một bàn tiệc truyền thống sẽ có khoảng 5 đến 10 món tùy vào menu của nhà hàng và quy mô của sự kiện
Tiệc buffet: Sẽ có đa dạng các món hơn và cũng mới lạ hơn. Tuy nhiên, với những sự kiện kéo dài vài tiếng đồng hồ thì những bữa tiệc truyền thống sẽ được ưa chuộng hơn.
Trên đây là quy trình để có thể tổ chức một buổi Gala Dinner thành công. Mong rằng những thông tin của sẽ hữu ích trong quá trình tổ chức Gala Dinner của các doanh nghiệp. Nếu cần tìm một đơn vị tổ chức chuyên nghiệp hãy liên hệ ngay với WonderTour để được tư vấn miễn phí!
